Spesso mi chiedono cosa pensi riguardo la creazione di procedure operative all’interno degli uffici. La domanda viene posta come se le procedure fossero la sostituzione delle tecnologie; è un argomento interessante intorno al quale ruotano molti stereotipi, in questo articolo proverò a trasmettervi la mia idea.
Un bene necessario
Le procedure sono uno strumento di governo. Aiutano a governare attività, processi, tecnologie, risorse economiche, risorse umane. Poco importa se esse siano scritte a penna, a matita o a computer: la cosa importante è che le procedure siano:
- Chiare nella loro finalità.
- Chiare nella loro modalità di attuazione.
- Chiare nelle responsabilità individuate.
In buona sostanza per avere delle buone procedure bisogna quasi sempre passare del tempo per formalizzarle e di fatto esse sono presenti in tantissime realtà: pubbliche amministrazioni, studi privati e persino in qualche casa. Ebbene sì perchè mi è capitato di vedere delle simpatiche lavagnette in cui i genitori suddividevano i compiti da svolgere a casa coinvolgendo i loro figli: anche quelle possono rientrare nel caso che stiamo osservando.
Il rapporto con la tecnologia
La tecnologia è uno strumento di ausilio. Supporta la realizzazione di un compito specifico, intervenendo parzialmente o totalmente in soccorso dell’uomo. Ecco quindi che possiamo avere delle realtà in cui l’uomo viene “alleggerito” parzialmente dell’onore di svolgimento di una procedura o, in taluni casi, completamente come nell’automazione industriale. L’errore spesso porta a pensare che la tecnologia sia al tempo stesso uno strumento di governo: non lo è per motivi che vedremo a breve.
La tecnologia aiuta, non guida
Ci sono dei casi di tecnologie che “obbligano” gli esseri umani a cambiare radicalmente il loro modo di agire. Vale a dire tecnologie che, per essere implementate dentro la realtà aziendale, portano uno “stravolgimento” delle modalità di esecuzione delle attività interne. Tuttavia nemmeno queste tecnologie sono uno strumento di governo perchè dietro ciascuna tecnologia vi è uno studio e una “razionalizzazione” delle attività in azioni. Ebbene sì, l’ausilio offerto dalle tecnologie consiste nel digitalizzare e automatizzare le attività che l’uomo deve svolgere, ma per poterlo è necessario che tali attività siano chiare e completamente individuate.
Dove nascono i problemi
I problemi nascono ogni qualvolta si pensi che l’individuazione delle procedure possa esser finalizzata esclusivamente a rilevare l’operato di dipendenti e a fare una valutazione dei carichi di lavoro. No, non è per questo che si creano i cosiddetti “manuali delle procedure”, essi vengono creati per fare chiarezza e per individuare le modalità migliori per eseguire le singole procedure. Inoltre, i problemi nascono tutte le volte che si tenta di digitalizzare le procedure senza averle preventivamente individuate. Questo particolare caso, produce degli errori di valutazione sulla “granularità” delle procedure e, di conseguenza, sulle relative interconnessioni.
Tecnologia e propaganda
A peggiorare questa situazione vi è la propaganda di tecnologie a scopo di lucro o di notorietà: mi viene in mente la blockchain come ha scritto qualcuno ieri mattina su Facebook. Sì, la blockchain è in effetti una di quelle tecnologie che è diventata oggetto di propaganda come fosse la panacea di tutti i mali. Ecco, questo tipo di attività è particolarmente dannosa perchè instilla nell’utente il sospetto che la tecnologia possa essere “autonoma”. La presenza di procedure non è importante solo ai fini di “misurazione” ma è il primo passo verso percorsi di semplificazione e razionalizzazione. Il corretto bilanciamento tra procedure e tecnologie è il segreto per la creazione di un’armonia che può portare a risultati impressionanti e la sfida è proprio qui: capire quale tecnologia sia più adeguata per raggiungere gli obiettivi che abbiamo individuato tra le procedure rilevate. In sostanza non si può raggiungere l’autonomia tecnologica senza averne studiato i confini e le modalità operative. Gli antichi dicevano che il segreto della vita era nel corretto equilibrio tra le cose, mi viene da pensare che forse non avevano torto.
