La fase di collaudo nei progetti ICT della P.A.

Ultimamente mi vengono fatte molte domande sulla fase di collaudo e ho pensato nei progetti della P.A. e ho pensato che può esser utile scrivere qualche riga al riguardo.

Che cosa è la fase di collaudo?

In parole molto semplici la fase di collaudo è un momento progettuale nel quale si verifica che ciò che è stato chiesto di realizzare ad un fornitore, sia effettivamente stato realizzato. Se venisse chiesto ad un fornitore di installare un’apparecchiatura, nel verbale di collaudo si dovrebbe scrivere tutto su quell’installazione avvalorandone anche il corretto funzionamento. Cosa dice il Codice degli Appalti in merito?

I contratti pubblici sono soggetti a collaudo per i lavori e a verifica di conformità per i servizi e per le forniture, per certificare che l’oggetto del contratto in termini di prestazioni, obiettivi e caratteristiche tecniche, economiche e qualitative sia stato realizzato ed eseguito nel rispetto delle previsioni e delle pattuizioni contrattuali.

Codice degli Appalti – Art. 102 comma 2

La tipologia di verbale di collaudo varia seconda della cifra:

Per i contratti pubblici di lavori di importo superiore a 1 milione di euro e inferiore alla soglia di cui all’articolo 35 il certificato di collaudo[…] può essere sostituito dal certificato di regolare esecuzione rilasciato per i lavori dal direttore dei lavori.

Per i lavori di importo pari o inferiore a 1 milione di euro e per forniture e servizi di importo inferiore alla soglia di cui all’articolo 35, è sempre facoltà della stazione appaltante sostituire il certificato di collaudo o il certificato di verifica di conformità con il certificato di regolare esecuzione rilasciato per i lavori dal direttore dei lavori e per forniture e servizi dal responsabile unico del procedimento

Codice degli Appalti – Art. 102 comma 2

Da notare che si parla, per importi inferiori al milione di euro, di facoltà nella sostituzione del certificato di collaudo (o di verifica di conformità) con il certificato di regolare esecuzione. Non è quindi un obbligo e non cambia di troppo le caratteristiche minime che questo documento deve avere. I test da effettuare sono quelli specificati nel capitolato di gara e intorno ai quali ruotano le offerte dei vari fornitori.

Come si scrive un verbale di collaudo?

Nella sua forma più semplice, il verbale di collaudo deve contenere alcuni elementi chiave tra cui: il riferimento contrattuale sull’oggetto della fornitura e dettagli in merito a “chi” effettua il collaudo, “come” viene effettuato, “quando” viene effettuato, “quali sono” i membri della commissione di collaudo nominata a verificare il corretto svolgimento, oltre che ovviamente l’esito del collaudo.

A volte mi è capitato di sentir dire che la fattura di un ordine è un verbale di collaudo: è falso. La fattura di un ordine è semplicemente una prova di acquisto, non attesta che il prodotto acquistato sia stato installato e che l’installazione sia avvenuta correttamente, né attesta alcunché in merito alla relativa configurazione. Il collaudo non sancisce semplicemente la conclusione dell’attività contrattuale ma avvia una serie di ulteriori attività.

Al termine del lavoro sono redatti: per i beni del patrimonio culturale un consuntivo scientifico predisposto dal direttore dei lavori o, nel caso di interventi su beni culturali mobili, superfici decorate di beni architettonici e a materiali storicizzati di beni immobili di interesse storico artistico o archeologico, da restauratori di beni culturali, ai sensi dalla normativa vigente, quale ultima fase del processo della conoscenza e del restauro e quale premessa per il futuro programma di intervento sul bene; i costi per la elaborazione del consuntivo scientifico sono previsti nel quadro economico dell’intervento;
b) l’aggiornamento del piano di manutenzione;
c) una relazione tecnico‐scientifica redatta dai professionisti afferenti alle rispettive competenze, con l’esplicitazione dei risultati culturali e scientifici raggiunti.

Codice degli Appalti – Art. 102 comma 9

Ed è spesso sul punto C che si trovano gli errori più comuni: non è solo il fornitore a dover eseguire la relazione tecnico-scientifica di cui parla il Codice degli Appalti. La P.A. deve, innanzitutto, progettare un collaudo che verifichi fattivamente il funzionamento della fornitura e, in fase di collaudo, riscontrare quanto previsto in fase di progettazione unendo, semmai, la documentazione che il fornitore dovrà produrre. È quindi un lavoro congiunto tanto che questo concetto si riscontra nella frase “dai professionisti afferenti alle rispettive competenze“.

Esempio di verbale di collaudo per fornitura ICT trovato in rete.

Nell’immagine sopra riportata viene mostrato un verbale di collaudo per la fornitura ICT in aule scolastiche. Si tratta di un verbale molto generico che non specifica, ad esempio:

  • La verifica di eventuali software installati;
  • Il corretto licenziamento degli stessi;
  • Eventuali versioni specifiche di applicazioni;

Si limita a verificare che tutto sia “funzionante” utilizzando la frase “che le stesse sono perfettamente funzionanti e conformi a quanto previsto” che, ovviamente, per forniture più complesse non può ritenersi sufficiente.

Altri verbali di collaudo, per la fornitura e messa in opera, di materiale ICT sono reperibili in rete pubblicamente e mostrano informazioni più specifiche. Eccone uno di TIM per la messa in esercizio di un CED per un istituto di formazione (link al PDF). All’interno del documento PDF possiamo trovare uno specchietto riepilogativo della fornitura.

Sotto questo aspetto trovare un verbale di collaudo completo e ben dettagliato non è facile ma ho selezionato quello di un istituto scolastico “IIS G. Galilei – R. Luxemburg” di cui vi riporto il PDF (clicca per aprire). Guardate il dettaglio della scheda di ogni singolo PC fornito e paragonatela al primo esempio di verbale.

Notate quanto sia più completo il collaudo eseguito per ogni macchina, verificandone la componentistica interna, la presentazione della certificazione, prelevando i seriali dei componenti più importanti che, in futuro, potrebbero essere oggetto di manutenzione.

Quando si effettua un verbale di collaudo?

Contrariamente a quanto si immagina, vi è un termine oltre il quale il verbale di collaudo deve essere eseguito e questo per una serie di ragioni ovvie: a gennaio installano un apparecchio con una certa configurazione e a marzo cambiano tale configurazione rendendola incompatibile con quanto da me richiesto. Come faccio a dimostrarlo se non ho un verbale di collaudo che certifica la prima configurazione? Cosa dice il Codice degli Appalti in merito?

Il collaudo finale o la verifica di conformità deve avere luogo non oltre sei mesi dall’ultimazione dei lavori o delle prestazioni, salvi i casi, individuati dal decreto del Ministro delle infrastrutture e dei trasporti di cui al comma 8, di particolare complessità dell’opera o delle prestazioni da collaudare, per i quali il termine può essere elevato sino ad un anno.

Codice degli Appalti – Art. 102 comma 3

Quindi, salvo rari casi, il collaudo deve essere svolto entro sei mesi dal termine dei lavori/prestazioni ad eccezione di casi di particolare complessità che eleva il limite ad un anno.

Chi partecipa al collaudo?

Il Codice degli Appalti è molto chiaro in merito; l’elenco delle figure è espresso all’articolo 102 comma 7 paragrafi: a-b-c-d ed in particolare risulta importante il paragrafo “d”:

Non possono essere affidati incarichi di collaudo e di verifica di conformità […] a coloro che hanno, comunque, svolto o svolgono attività di controllo, verifica, progettazione, approvazione, autorizzazione, vigilanza o direzione sul contratto da collaudare.

Codice degli Appalti – Art. 102 comma 7 paragrafo “d”

Quindi, in conclusione, nella commissione di collaudo devono essere presenti persone non direttamente coinvolte nelle fasi di controllo, verifica, progettazione, approvazione, autorizzazione, vigilanza, direzione sul contratto.

Conclusioni

Il collaudo è una delle fasi cruciali del ciclo di vita contrattuale. Non solo chiude una parte della fornitura ma apre una serie di altre attività a garanzia della stessa. Il corretto espletamento del collaudo da parte della P.A. è fondamentale per attestare la corretta esecuzione dell’impianto contrattuale e consente l’eventuale attivazione di quei servizi a garanzia della fornitura.

Riferimenti utili

Codice degli Appalti – https://www.codiceappalti.it/documenti/CodiceAppalti.it_Ultimo_aggiornamento.pdf

Edoardo Limone
A proposito di Edoardo Limone

Ha svolto per 12 anni l'attività di consulente direzionale per le principali amministrazioni centrali del Paese, tra cui: Ministero della Difesa, Ministero di Giustizia ma anche per le principali Direzioni Generali dell'Unione Europea su progetti afferenti iniziative per la gestione di infrastrutture critiche. Consulente di Cyber Security nell'analisi di strategie atte a rafforzare consapevolezza e sicurezza tecnica all'interno delle infrastrutture ICT. Per maggiori informazioni leggere questa pagina.

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