Il nostro Paese è attraversato, ormai da anni, dalla voglia (nonché dalla necessità) di digitalizzazione. Nello specifico, a voler quest’attività, sono le Pubbliche Amministrazioni che si vedrebbero molti processi interni semplificati e resi più veloci. Cerchiamo di capire bene di cosa parliamo e di quali siano le resistenze che l’Italia sta incontrando.
Digitalizzazione: che cosa è
Digitalizzare significa implementare l’informatica all’interno di un processo lavorativo, generalmente al posto dell’utilizzo della carta, al fine di rendere più sicuri, veloci e automatizzati gli interscambi informativi. Significa, spesso ed in parole povere, portare l’informatica all’interno di organizzazioni che ancora ne fanno un uso limitato se non completamente assente (ebbene sì ce ne sono ancora). La digitalizzazione è un obbligo di legge per le Pubbliche Amministrazioni, lo sancisce il Codice dell’Amministrazione Digitale in modo inequivocabile:
“Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge”
Codice dell’Amministrazione Digitale – Articolo 23-ter – Comma 1
Il concetto di informazione primaria dovrebbe quindi far riflettere rispetto l’utilizzo della carta che, oltre ad essere molto più insicura (può essere smarrita, può bruciare, etc…), responsabilizza l’utente oltre misura. Il dipendente di un’amministrazione pubblica, utilizzando la carta, detiene la responsabilità non solo delle informazioni scritte su di essa, ma anche della preservazione del supporto cartaceo. Se lo dovesse accidentalmente smarrire, strappare, danneggiare, rendere illeggibile, ne sarebbe responsabile.
Digitalizzazione: costi e modalità attuazione
Il costo della digitalizzazione viene assunto, molto spesso, come barriera per la mancata realizzazione di “piani di digitalizzazione” ma il costo non è in realtà eccessivo se il piano viene realizzato adeguatamente. Bisogna però prima spiegare un concetto chiave:
Digitalizzare non significa esclusivamente acquistare dei prodotti informatici (hardware o software che siano)
La digitalizzazione è un processo lavorativo studiato per preservare gli investimenti fatti in precedenza dall’organizzazione, anche questo concetto è sancito dalla legge e si chiama riuso, il CAD chiarisce bene questo concetto:
Le pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o parti di essi nel rispetto dei principi di econo- micità e di efficienza, tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra le seguenti soluzioni disponibili sul mercato
Codice dell’Amministrazione Digitale – Art. 68 comma 1
La digitalizzazione è un processo lavorativo basato su fasi che potremmo riassumere come segue:
- fase di censimento delle attività;
- analisi;
- reingegnerizzazione;
- digitalizzazione.
La fase di censimento è basata sul concetto di comprendere a fondo la realtà organizzativa perchè, nonostante le pubbliche amministrazioni (ad esempio) abbiano processi complessi, esse vantano peculiarità che le rendono spesso uniche. Tali peculiarità devono essere tenute in considerazione fortemente ed inserite in un opportuno processo di cambiamento. Il censimento è quindi accompagnato da una fase di analisi che ha lo scopo di rilevare eventuali anomalie nel flusso informativo.
All’analisi segue il processo di reingegnerizzazione che riprogetta completamente l’attività censita, in un’ottica di informatizzazione. È qui che avviene il cambiamento: la carta sparisce a favore del digitale, i processi autorizzativi vengono soppiantati da automatismi garantiti da software certificati. In sostanza si riduce l’onere del dipendente su tutto ciò che non è realmente il centro della sua attività e questa viene ristrutturata al fine di garantire un miglior impiego della risorsa umana e quindi di una sua riqualifica professionale.
Infine si procede con la digitalizzazione che si realizza accompagnando l’organizzazione in un’attività di monitoraggio contrattuale nell’implementazione delle soluzioni hardware e software. È un’attività importante, che permette di focalizzare gli interventi in modo mirato, facendo ottenere all’amministrazione il miglior risultato possibile in termini di efficienza ed economicità.
Digitalizzazione: cosa si può digitalizzare?
Tutta l’organizzazione è oggetto di digitalizzazione perchè ogni singolo processo lavorativo può essere nativamente digitale. Significa che non vi è un settore organizzativo che può rimanere escluso: dai processi dell’avvocatura, fino a quelli finanziari. È altresì vero che l’organizzazione non è una monade, essa interagisce con altri enti/organizzazioni/soggetti pubblici e privati: come si concilia questa digitalizzazione con l’esterno se questo non fosse così digitalizzato? Generalmente si tengono due approcci: il primo è di adeguamento ed il secondo è di colloquio.
Adeguamento
Poniamo il caso che un fornitore debba interagire con una pubblica amministrazione nell’erogazione di un servizio. Fin dal momento della presentazione della documentazione per la partecipazione ad una gara, non sarà più possibile presentare documentazione cartacea. Anche durante il periodo di affidamento, i documenti e le comunicazioni dovranno essere completamente digitali. Niente più carta, niente più consegne a mano di documenti e pratiche. In sostanza l’amministrazione stabilirà delle regole a cui il fornitore dovrà adeguarsi. In parte è già così: l’obbligo di possedere una PEC, della fatturazione elettronica, della firma digitale, sono tutti finalizzati a questo scopo e sono tutti orientati a rendere il più digitale possibile il rapporto tra l’ente e il soggetto che eroga il servizio ma come mai? Perchè il processo di erogazione del servizio deve essere tacciabile e costantemente ricostruito nel tempo, in modo semplice ed immediato. Attraverso software che possano attestare l’attendibilità della transazione informatica avvenuta in quel momento. Un altro caso emblematico è l’impiego di FAX: immaginiamo un caso in cui due pubbliche amministrazioni scambiano documenti a mezzo FAX per portare avanti alcuni processi lavorativi. È una realtà quotidiana che, tuttavia, non tiene in considerazione un concetto fondamentale: l’impiego di FAX per scopi come quello in esempio, è vietato dalla legge.
[…] È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax;
Codice dell’Amministrazione Digitale – Art. 47 “Trasmissione dei documenti tra le pubbliche amministrazioni” comma C
Si apre quindi uno scenario di maggior attenzione del legislatore verso strumenti più adeguati, tacciabili e moderni. Uno scenario nel quale i fornitori dovranno adeguarsi all’amministrazione.
Colloquio
Non sempre è possibile interagire in modo perfettamente compatibile con l’esterno: immaginiamo che l’Amministrazione debba prelevare dei dati dall’esterno in un formato differente rispetto da quello normalmente trattato. Non potendo modificare l’origine del dato dovrà adeguarsi ad esso intervenendo su se stessa. Questo intervento si baserà sulla creazione di processi di colloquio tra l’attuale sistema informativo ed il sistema esterno: il dato rimarrà digitale ma subirà necessarie trasformazioni che saranno automatizzate il più possibile per non sovraccaricare i dipendenti dell’organizzazione.
Conclusioni
La digitalizzazione permette di raggiungere un risparmio economico considerevole per l’amministrazione ma, soprattutto, permette di raggiungere un livello di notevole efficienza ed efficacia nella gestione dei processi lavorativi. Permette, sul lungo periodo, di riqualificare il personale avviando un processo di rinnovamento organizzativo molto importante e raramente perseguito.
L’auspicio, ovviamente, è che tale procedimento sia sempre più implementato in forma corretta e non si traduca nella mera acquisizione di applicazioni software e risorse hardware, spesso ipo-utilizzate se non del tutto abbandonate.
Ciò che è certo riguarda il futuro che sarà sempre più connesso e sempre più orientato alla trasparenza e all’automazione dei servizi: se l’Italia vorrà competere con gli altri paesi europei, dovrà quindi sposare metodologie in grado di garantire tale progresso.
Bibliografia
- Codice dell’Amministrazione Digitale: https://docs.italia.it/italia/piano-triennale-ict/codice-amministrazione-digitale-docs/it/v2018-09-28/index.html
